Wegen des Grundsatzes der Speicherbegrenzung ist immer zu prüfen, ob ein personenbezogenes Datum für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch notwendig oder erforderlich ist. Der Arbeitgeber muss ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der weiteren Speicherung der Daten haben.
Des Weiteren ist zu prüfen, ob die jeweiligen Daten gegebenenfalls gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Löschfristen unterliegen. Allgemeine Personalunterlagen sind so lange aufzubewahren, wie Ansprüche nach den einschlägigen Ausschluss- und Verjährungsfristen geltend gemacht werden können. Daneben können gesetzliche Aufbewahrungspflichten für besondere Arbeitsunterlagen bestehen (so sind Buchungsbelege z. B. aus steuerrechtlichen Gründen 10 Jahre aufzubewahren).
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