Ähnlich wie bei der Frage nach bestimmten Daten im Bewerbungsverfahren hängt es hier davon ab, welche Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Oftmals sind bestimmte Bewerbungsunterlagen beziehungsweise mit der Bewerbung übermittele Daten (z. B. das Anschreiben, Angaben über die Eltern des Bewerbers oder verschiedene Zeugnisse) nach der Einstellungsentscheidung nicht mehr erforderlich. Dennoch werden auch heute noch in vielen Fällen die gesamten Bewerbungsunterlagen 1:1 zur Personalakte genommen.
An dieser Stelle ist es in der Praxis sinnvoll, genau zu prüfen, welche Daten tatsächlich zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses benötigt werden. Denn mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) muss die Datenverarbeitung auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. Dieser Prozess ist daher erforderlich, um eine datenschutzkonforme Personalaktenführung zu gewährleisten.
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