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In den meisten Unternehmen sind mehrere Personen an dem Bewerbungsprozess beteiligt. Aus diesem Grund müssen die Daten über den Bewerber innerhalb des Unternehmens an verschiedene Personen weitergeleitet werden. Dabei handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten, für die nach der DSGVO ein Erlaubnistatbestand bestehen muss. Dieser ergibt sich – wie oben dargestellt – aus dem Gesetz, so dass die Weitergabe der Daten innerhalb desselben Unternehmens (derselben juristischen Person) an solche Personen zulässig ist, die unmittelbar mit dem Bewerbungsverfahren zu tun haben.

Dies gilt insbesondere für Recruiter oder Business Partner, die die Bewerbungsgespräche führen. Das gilt allerdings auch für die zukünftige Führungskraft, die an Bewerbungsgesprächen teilnimmt, und die Letztentscheidung über die Einstellung trifft. Hier ist allerdings besonders auf die Erforderlichkeit zu achten.

Probleme bereitet die Verteilung von Bewerbungsunterlagen mit Blick auf die Pflicht zu Löschung der Daten. Spätestens nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens müssen die Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern gelöscht werden.
Es empfiehlt sich daher, Bewerbungsunterlagen nicht inflationär auszudrucken oder per E-Mail zu versenden. In der Praxis empfiehlt es sich, eine zentrale Softwarelösung einzusetzen oder auf einem internen Daten-Share zu arbeiten. Dies vereinfacht das spätere Löschen in ganz erheblicher Weise. Insbesondere lassen sich dabei Zugriffsrechte wieder entziehen. Ist eine technische Lösung nicht möglich, müssen entsprechende Arbeitsanweisungen oder Richtlinien erlassen werden, die den Umgang mit ausgedruckten oder per E-Mail übersandten Bewerbungsunterlagen regeln und sicherstellen, dass die Daten gelöscht werden.

Doch auch die Daten eines nach dem Bewerbungsprozess eingestellten Bewerbers dürfen nicht ohne Weiteres in verschiedenen Systemen, E-Mail-Postfächern und Ablagen gespeichert werden. Die Unterlagen müssen zentral in der Personalakte aufbewahrt werden.

Das Unternehmen muss schließlich auch sicherstellen, dass mit den Bewerbungsunterlagen „sicher“ umgegangen wird. Bei einem Versand per E-Mail ist eine Verschlüsselung vorzusehen. Sie verhindert, dass der Inhalt der E-Mail durch Unberechtigte zur Kenntnis genommen werden kann, z.B. durch einen Assistenten, der ebenfalls Zugriff auf das Postfach hat. Ebenso sensibel muss mit ausgedruckten Bewerbungsunterlagen umgegangen werden: diese sollten weder offen aufbewahrt noch im Drucker liegen gelassen werden.

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