Talentpools

Talentpools – sowohl interne als auch externe – sind oft wichtiger Bestandteil des Recruitings. Aus unserer Sicht ist die Aufnahme von Daten in einen Talentpool eines der wenigen Beispiele, bei dem man sehr gut mit einer Einwilligung arbeiten kann.

Interne Talentpools
Der Mitarbeiter muss eine echte Wahl haben, ob er in den Talentpool aufgenommen werden möchte oder nicht. Dann ist die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung ohne Weiteres zulässig. Typischerweise laufen interne Talentpools über eine bestimmte Software. In diesen Fällen muss ohnehin das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden. Daher bietet es sich in solchen Fällen in der Praxis an, die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung nach Art. 88 iVm § 26 Abs. 1 BDSG durchzuführen.

Externe Talentpools
Für externe Talentpools (abgelehnte Bewerber) ist unserer Ansicht nach die Einwilligung die einzige Möglichkeit der zulässigen Datenverarbeitung. Denn eine Betriebsvereinbarung kann nur einen Talentpool für eigene Mitarbeiter, nicht jedoch für Externe regeln. Hinsichtlich der Freiwilligkeit ist es wichtig, die Einwilligung für die Aufnahme in einen externen Talentpool erst nach der Absage einzuholen. Während des laufenden Bewerbungsverfahrens dürfte die Freiwilligkeit ausgeschlossen sein, da der Bewerber ein Interesse an der Stelle hat und demnach selbstverständlich in die Aufnahme in den Talentpool einwilligt. Dieser „Einwilligungsdruck“ entfällt mit der Absage.

Sowohl bei internen als auch externen Talentpools ist es unter anderem wegen der Datenschutzgrundsätze der Datenrichtigkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO) sowie der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) wichtig, Prüfintervalle bezüglich Einwilligung und Aktualität der Daten zu etablieren.

In der Praxis hat sich bewährt, die Teilnehmer an einem Talentpool regelmäßig (beispielsweise einmal jährlich) zu fragen, ob diese im Talentpool bleiben möchten und, falls ja, ob die gespeicherten Daten noch aktuell und richtig sind.
Daneben ist es bei externen Talentpools nicht unüblich, die Daten nach dem Ablauf eines Jahres vollständig zu löschen, es sei denn, der Externe meldet sich aktiv, um länger in dem Talentpool zu bleiben. Auch die Datenschutzaufsichtsbehörden sind der Ansicht, dass eine Einwilligung in die Speicherung in einem Talentpool ein „Verfallsdatum“ hat. Ob dies rechtlich haltbar ist, ist fraglich. Es empfiehlt sich dennoch, hier der Auffassung der Datenschutzaufsichtsbehörden zu folgen.