Für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Bewerber im Bewerbungsverfahren ist grundsätzlich keine Einwilligung erforderlich. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie das Bewerbungsverfahren analog, online oder mit Hilfe eines Bewerbermanagementsystems durchführen.
Das Gesetz selbst gestattet es Ihnen, personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zu verarbeiten, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Hierbei darf man sich nicht durch den Begriff „Beschäftigter“ in die Irre führen lassen. Für den Bereich des Beschäftigtendatenschutzes hat der Gesetzgeber klargestellt, dass Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis als Beschäftigte gelten. Damit deckt diese Regelung die Datenverarbeitung in aller Regel ab.
Wichtig ist, dass die Frage, ob ein Datum für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist, ernst genommen werden muss. Hier ist im Zweifel eine Prüfung für jedes einzelne Datum vorzunehmen. In der Praxis sollte nicht von dem Umstand, dass ein Bewerbungsverfahren durchgeführt wird, darauf geschlossen werden, dass alle Informationen, die im Bewerbungsverfahren erhoben werden, auch für dieses erforderlich sind. Dies gilt auch mit Blick auf das Fragerecht des Arbeitgebers und das „Recht zur Lüge“ des Bewerbers.
Es bleibt also festzuhalten, dass der Bewerber grundsätzlich nicht einwilligen muss, wenn der zukünftige Arbeitgeber seine personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Dies ist bereits nach dem Gesetz zulässig.
Natürlich steht es dem zukünftigen Arbeitgeber frei, die Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis nicht auf den gesetzlichen Erlaubnistatbestand zu stützen, sondern stattdessen eine Einwilligung des Bewerbers einzuholen. Dann würde diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung darstellen.
Ist man mit dem Datenschutzrecht nicht vertraut, könnte die Einwilligung sogar als „bessere“ Lösung angesehen werden, weil sie vermeintlich die Autonomie des Bewerbers wahrt. Die Einwilligung ist aber gerade im Bewerbungsverfahren problematisch. Damit eine Einwilligung wirksam ist, muss sie „freiwillig“ abgegeben werden. Dies setzt voraus, dass der Bewerber eine echte Wahl hat.
Problematisch wird die Freiwilligkeit immer dann, wenn zwischen dem Verantwortlichen, der die Daten verarbeiten möchte, und dem Betroffenen, dessen Daten verarbeitet werden sollen, ein Abhängigkeitsverhältnis besteht. Dies kann dazu führen, dass der Betroffene einen echten oder eingebildeten Druck verspürt, einzuwilligen, weil er anderenfalls Nachteile fürchtet. Dies liegt bei einem Bewerber, der sich um eine Anstellung bemüht, auf der Hand. Verweigert er die Einwilligung, wird er unter Umständen als „Bedenkenträger“ oder „Querkopf“ eingestuft und muss im Bewerbungsverfahren Nachteile fürchten.
Aus diesem Grund wird die Einwilligung – gerade im Bewerbungsverfahren – als unwirksam angesehen.
Die Einwilligung ist aber auch aus einem weiteren Grund problematisch: der Bewerber kann sie nämlich versagen oder später widerrufen. Dann könnte der Verantwortliche die Daten nicht mehr verarbeiten. In diesen Fällen ist fraglich, ob der zukünftige Arbeitgeber dann auf die gesetzliche Grundlage zurückgreifen kann, um die Daten zu verarbeiten. Dies wird gerade von den Datenschutzaufsichtsbehörden abgelehnt. Hat man den Betroffenen nach seiner Einwilligung gefragt, würde dies suggerieren, dass es allein in seiner Hand läge, ob seine Daten verarbeitet würden oder nicht. Durch einen Rückgriff auf einen anderen Erlaubnistatbestand würde der Verantwortliche diese Erwartungshaltung enttäuschen.
So berechtigt dieser Einwand ist, der Gesetzeswortlaut bietet für diesen „Vorrang der Einwilligung“ keinen Anhaltspunkt. Danach sind alle Erlaubnistatbestände gleichrangig. Darüber hinaus müssten sich Arbeitgeber fragen, was sie tun, wenn ein Bewerber die Einwilligung nicht erteilt. Einen Bewerber dann in der Folge vom Bewerbungsverfahren auszuschließen, wäre mit Blick auf das sogenannte Kopplungsverbot – das heißt, ein Vertragsschluss darf nicht von der Einwilligung in die Datenverarbeitung abhängig gemacht werden – problematisch. Zwar schließen Bewerber und potenzieller Arbeitgeber keinen Vertrag, doch dient das Verfahren gerade dazu, um gegebenenfalls einen Arbeitsvertrag abzuschließen. Daher wäre die Pflicht zur Einwilligung, um am Bewerbungsverfahren teilnehmen zu können, mit hoher Wahrscheinlichkeit unwirksam.
Aus den oben genannten Gründen sollten Unternehmen auf Einwilligungen im Bewerbungsverfahren verzichten.
Hier bietet bereits das Gesetz einen Erlaubnistatbestand, der ausreicht, um personenbezogene Daten im Bewerbungsverfahren zu verarbeiten.
Schließlich kann eine Einwilligung notwendig sein, wenn die personenbezogenen Daten nicht ausschließlich für das Bewerbungsverfahren verwendet werden sollen. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn die Angaben des Bewerbers in einem Talentpool gespeichert werden sollen. Hierfür ist zwar eine Einwilligung erforderlich, allerdings gelten hierfür einige Besonderheiten.
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